1с чтение из excel. Бухучет инфо. Варианты обработки переноса своими руками

• При выполнении обменом информацией между контрагентами (прайс-листы, акты сверки и т.д.);
• Для облегчения работы операторов в случаях, когда основной учет ведется в 1С, а некоторая его часть выполняется в таблицах Excel;
• При первичном заполнении базы данных.

Для выполнения этой операции можно использовать как типовой функционал, доступный при наличии подписки на информационно-технологическое сопровождение (ИТС), так и самостоятельно написанные обработки, реализованные через различные варианты подключения. В нашей статье мы постараемся максимально полно разобрать все возможные случаи и ответить на большинство существующих вопросов относительно загрузки данных из Excel в 1С.

Универсальный механизм

На дисках ИТС, а также на портале 1С, зайдя в меню «Технологическая поддержка» -> «Универсальные отчеты и обработки», в папке «Загрузка данных из табличного документа» находится соответствующая обработка.

При ее запуске открывается форма (Рис.1):

Как видно из формы, она позволяет выполнять перенос информации в следующие объекты конфигурации:

1. Справочник;
2. Табличную часть документа или справочника;
3. Регистр сведений.

В зависимости от того, в какое положение установлен переключатель, меняется поле выбора объекта.

Табличная форма обработки заполняется при открытии загружаемого файла.

Типовая обработка поддерживает выгрузки из:

• Разработанного специалистами фирмы 1С, файлов формата mxl;
• Листа xls, сохраненного в формате Excel 97-2003;
• Текстового файла txt;
• Таблицы dbf.

Excel файлы большого объема могут загружаться достаточно долго, так что, если предполагается, что загрузка данных может происходить в несколько этапов или Вы точно знаете, что Вам придется несколько раз открывать существующий файл, для экономии нервов и времени, информацию из него лучше сохранить в mxl формат. Сделать это можно напрямую из формы обработки.

Важно понимать, что, если в исходном файле существуют группировки строк, подзаголовки и примечания, их надо будет удалить вручную.

Теперь перейдем к закладке «Настройка» (Рис.2):

Рис.2

Достаточно часто экселевские таблицы содержат шапку со всевозможными реквизитами и данными (наименование печатной формы, реквизиты контрагента, дату и номер входящего документа, имена колонок и так далее), чтобы исключить их обработку программой на форме, в реквизите «Первая строка табличного документа» надо указать первую строку с переносимой информацией

После выбора объекта метаданных, в который будет производиться запись информации, табличная часть закладки «Настройка» будет автоматически заполнена именами реквизитов, описанием их типов и другой важной информацией. Рассмотрению колонок табличной части закладки «Настройка» следует посвятить отдельный раздел.

Колонки «Настройки»

Пометка – установкой или снятием флажка в строке определяется, будет ли заполняться соответствующий реквизит.

Представление реквизита – здесь прописывается синоним (наименование) реквизита метаданных, как оно задано в конфигураторе.

Поле поиска – если установить галочку в это поле, обработка будет осуществлять поиск элементов по соответствующему реквизиту и, в случае успеха, изменять существующие данные, дополнительная функция этого поля – защита от появления дубликатов.

Описание типов – отображает тип данных, который имеет тот или иной реквизит метаданных.

Режим загрузки – предлагает три варианта на выбор (Рис.3):

Рис.3

• Искать – будет осуществляться поиск соответствующего элемента, в случае его отсутствия может быть создан новый;
• Устанавливать – подчиненным образом устанавливается определенное значение;
• Вычислять – в этом случае в поле создаваемого элемента будет установлен результат вычисления выражения, указанного в колонке «Условие связи/Выражение для значения».

В последнем случае, активация поля Выражение вызовет открытие формы (Рис.4).

Рис.4

Номер колонки – поле, используемое для указания, из какой колонки экселевской таблицы необходимо брать данные для заполнения.

Значение по умолчанию – достаточно часто возникает ситуация, когда в загружаемом файле содержатся не все необходимые для записи элемента данные, в этом случае для заполнения будет проставлена информация, содержащаяся в данном поле.

Условие связи/Выражение для значения – частично мы уже коснулись этого поля, когда рассматривали вычисляемые поля, дополнительно в нем можно указать условие, в соответствии с которым будут синхронизированы исходные данные.

Вот, в принципе и вся информация, которая доступна на закладке «Настройка».

Чтобы каждый раз не убивать много времени на загрузку, прописывание соответствий и выражений, разработчики предусмотрели возможность сохранения варианта настройки в файл с расширением mxlz.

Проверить корректность переносимых данных можно нажатием на кнопку «Контроль заполнения» (Рис.1). После этого можно запускать процесс загрузки. Об успешном выполнении процедуры или нестандартных ситуациях Вы будете оповещены отдельно.

Для загрузки данных из Экселя в информационных базах «Управление и торговля» существует еще один механизм. Он менее универсален, чем приведенный выше способ, однако не требует подписки ИТС и содержится в типовой поставке.

Эту обработку можно найти на закладке «Закупки» , в меню «Сервис», она носит наименование «Загрузка цен поставщика из файлов»(Рис.5)

Рис.5

Форма обработки содержит:

1. Поле выбора даты, которая будет указывать, на какое время актуальна данная цена;
2. Поле выбора контрагента, который прислал свой прайс-лист;
3. Кнопку, позволяющую выбрать тип устанавливаемых цен;
4. Табличную часть, которую можно заполнить загружаемыми данными.

Эту форму можно увидеть на Рис.6

Рис.6

Пояснение в верхней части формы объясняет, как пользоваться первой закладкой формы.

После выбора контрагента (в зависимости от того, выступает он поставщиком, комиссионером или продавцом) в таблице станут доступны дополнительные колонки для каждого типа цен.

При работе через веб-интерфейс, в некоторых браузерах может потребоваться установка браузерного дополнения (Рис.7). Нам надо нажать кнопку «Начать установку» и перезапустить наше подключение.

Рис.7

После этого мы, используя буфер обмена, сможем переносить информацию из одной таблицы в другую. Когда необходимые нам колонки («Артикул», «Наименование», «Цена») будут заполнены, мы нажимаем кнопку «Далее» и переходим на вторую страницу (Рис.8)

Рис.8

Программа автоматически выполнит поиск соответствий внутри базы данных и, в случае, если таковых не найдется, предложит варианты устранения ошибки. Внешний вид табличной части можно контролировать с помощью переключателя. Кроме того, пользователь может самостоятельно сопоставить элементы загружаемого файла имеющимся в базе данным.

• Регистрировать все подряд;
• Регистрировать только те, которые изменились по сравнению с уже имеющимися в базе.

В текстовом поле можно внести комментарий, который будет записан в документе (Рис.9):

Рис.9

После выполнения обработки:

• В справочнике «Номенклатура поставщика» будет создан соответствующий элемент (если его не было);
• Ему будет сопоставлен элемент справочника «Номенклатура»;
• Будет создан и проведен документ «Установка цен номенклатуры» с указанием: поставщика, типа цен и даты фиксации данных.

Аналогичным образом работает обработка «Загрузка товаров из внешних файлов».

Варианты обработки переноса своими руками

Главная проблема в выдергивании данных из экселевского файла заключается в том, что 1С не имеет встроенного однозначного механизма его открытия. Существуют несколько вариантов подключения Excel к 1С:

• Через Microsoft ADODB – достаточно быстрый способ, который, как правило, применим и для файлового и для клиент-серверного варианта хранения базы;
• Через использование Microsoft Office – метод, который иногда сбоит при работе с SQL базами, как правило, работает несколько медленнее первого способа, к тому же требуется установленный Office;
• Через Libre Office – в отличие от предыдущего метода бесплатен, помимо xls и xlsx форматов поддерживает еще и собственные таблицы, но требует установленного пакета LibreOffice и некоторой подготовки загружаемого файла (первая строка таблицы должна содержать имена колонок).

Рассмотрим подробнее различные способы и варианты.

Через ADODB.Connection

Вообще ADO расшифровывается как ActiveX Data Object и служит для программного доступа к различным базам данных. Самая большая проблема при создании любого подключения к стороннему файлу (в том числе и к экселевскому) – грамотно составить строку подключения.

Для файлов Excel тут возможны три варианта:

Параметры строки подключения:

• Provider – здесь определяется используемый драйвер;
• Data Source – определяет имя файла, который мы будем открывать;
• Extended Properties – здесь можно указать: нужна ли строка-заголовок для таблицы (HDR = YES говорит о том, что данные будут считываться с первой строки, HDR = NO – что со второй), открывается ли файл только для чтения (ReadOnly) и некоторые другие дополнительные параметры.

Создав строку подключения, мы можем соединиться с загружаемым файлом (Рис.13)

Рис.13

Теперь мы можем с помощью простого запроса (Рис.14) запустить выборку информации из загружаемого файла.

В данном случае параметр «Лист» определяет, с каким листом из экселевской книги нам предстоит работать.

Набор записей, хранящихся на листе можно прочитать с помощью объекта Recordset. При этом первую запись листа можно получить параметром BOF (начало файла), а последнюю EOF (конец файла).

Через Excel приложение

Главное отличие от предыдущего способа – помимо драйверов работы с базами данных, на компьютере, где выполняется соединение, должен быть установлен Excel. Только в этом случае мы можем инициализировать приложение для чтения данных из таблицы (Рис 16).

У этого COM объекта есть несколько дочерних параметров, но главным для нас, при текущих условиях задачи, является параметр WorkBooks (Рис.17).

После инициализации книги необходимо определить лист, с которого будут считываться данные (Рис.18).

После этого можно перебирать внутри циклов строки и колонки таблицы открываемого файла.

Несколько слов о возможных ошибках

Львиная доля ошибок при подключении к файлу возникает из-за того, что файл уже занят другим приложением. Хорошо, если в панели задач видно, что Excel запущен на компьютере, но если Вы или другой пользователь открыли его из внешней обработки, визуально это можно определить только через «Диспетчер задач», так что не забывайте перед окончанием процедуры переноса закрыть подключение:

В случае работы через ADO (Рис.19);

Рис.19

• В случае работы с приложением (Рис. 20).

Рис. 20.

Подключение и процедуру завершения работы с данными лучше всего организовывать внутри конструкции Попытка-Исключение-КонецПопытки, вызывая в исключительной ситуации описание ошибки. Хоть это иногда и замедляет работу, но существенно упрощает определение причины возникновения ошибки и, в конечном счете, способов её устранения.

В данной статье мы рассмотрим с Вами две очень важные темы, первая это , а вторая это конечно же выгрузка данных из 1с в excel . Необходимо отметить, что эти темы интересны двум основным аудиториям пользователей, ими являются:

• Пользователи системы 1С Предприятие
• Программисты 1С

Пользователи 1С как правило хотят заказать например перенос данных из excel в 1с в соответствии со своими определенными требованиями к переносу, в то время как программисты 1С скорее ищут какие-то разъяснения или примеры кода. Исходя из этих соображений мы решили разделить информацию приведенную в данной статье на две части для пользователей и программистов 1С.

1С загрузка из Excel и выгрузка из 1С в Excel глазами рядового пользователя 1С

Очень часто получается так, что на предприятии или в какой-нибудь фирме например, имеется документация, которая хранится на компьютере в файлах Excel. И часто у пользователей возникает вопрос, а как же выгрузить или загрузить данные из Excel в 1С . Конечно же без знания программирования здесь не обойтись, поэтому если Вы являетесь простым пользователем то Вам нужно заказать услуги 1с у нас, ведь абсолютно любой наш программист 1с всегда Вас выслушает, подберет специально разработанное решение именно для вас, и обязательно Вам поможет.

Почему нет универсальной обработки по загрузке данных из Excel в 1С?

Давайте ответим на этот вопрос и рассмотрим его основные моменты:

1. У каждого пользователя есть различные файлы Excel, данные из которых он хочет перенести в 1С, конечно же эти файлы имеют разные количество строк и столбцов, а также несут разную смысловую нагрузку.
2. Каждый пользователь работает с отдельной конфигурацией, т.е. конфигурации могут быть различными, то что работает в одной конфигурации, в другой конфигурации без модернизации работать не будет.
3. Данные из Excel должны переноситься в различные объекты,соответственно нужен разный код, ведь у каждого пользователя свои требования.

Именно по этим причинам нельзя создать универсальную обработку по загрузке данных из Excel в 1С .

Как происходит загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С на примере реальной разработки

Теперь давайте разберем в общих чертах как происходит загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С , и как вообще это все будет выглядеть в готовом решении?. Пример реальной индивидуальной разработки, а также исходный Excel файл представлены ниже.

В этой обработке сначала нужно выбрать файл Excel, затем нажать на кнопку «Выполнить», после чего в табличную часть загрузятся нужные данные из Excel. Теперь все что осталось сделать пользователю это нажать кнопку «Перенести в бух», после чего данные будут перенесены из Excel в 1С .

Выгрузка данных из 1С в Excel происходит примерно также, только тут сложность написания обработки зависит от того какие именно данные должны выгружаться из объекта. Например у нас есть справочник «Номенклатура» и мы хотим выгрузить наименование самой номенклатуры и единицу измерения данной номенклатуры, хотя у самой номенклатуры может быть намного больше реквизитов, такие как, вид номенклатуры, тип номенклатуры, наименование полное и т.д.

Мне нужна обработка по загрузке и/или выгрузке данных из Excel, что мне делать?

Все что Вам нужно сделать это поднять трубку и позвонить нам. После этого наши специалисты выполнят все необходимые действия чтобы вы получили именно то, что Вам требуется. Если Вам нужно выполнить срочное обновление 1с то звоните нам, мы рады помочь каждому нашему клиенту!

Загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С глазами рядового программиста 1С

Чуть выше мы дали много полезной информации для пользователей 1С, теперь же пришло время проговорить о технических моментах написания кода, а также привести информацию для программистов 1С которая им будет очень полезна при написании кода. Рассмотрим основные часто используемые функции для работы с Excel.

Начнем мы с того как подключить Excel к 1С, делается это посредством COM-объекта. Для того чтобы этот код работал нормально Excel должен быть установлен на компьютере, в противном случае ничего работать не будет:

После того как мы подключили Excel нам нужно открыть необходимый документ из которого будет осуществляться перенос:

Теперь нам необходимо выбрать лист книги эксель, на рисунке выше мы видим как выбирается лист под определенным номером. Номер листа хранится в переменной «Номер листа»:

Мы можем узнать количество листов книги эксель с помощью поля "Count":

Чтобы получить имя листа под определенным номером, нужно написать подобную строчку:

После того как мы закончили все действия по работе с самим экселем процесс нужно закрыть. Закрываем его, иначе будет висеть:

Пример функции которая загружает отдельные ячейки из Excel в 1С

Мы с Вами рассмотрели основные процедуры и функции с которыми сталкивается каждый программист 1С при написании обработки по загрузки данных из Excel в 1С. Теперь давайте познакомимся более детально с функцией которая считывает отдельные ячейки эксель файла.

Мы думаем, что никаких дополнительных разъяснений по данному коду приводить не нужно, так как все эти функции детально рассматривались выше.

Пример функции которая загружает все данные из Excel в табличную часть 1С

Мы рассмотрели функцию которая выводит на экран отдельные ячейки экселя. А как быть если нам требуется выгрузить весь лист экселя сразу и обходить его последовательно? Здесь нам пригодится код который приводится ниже:

Пример функции которая выгружает данные из 1С в Excel

Выше мы с вами разобрали много всего интересного, но мы не касались такой темы как выгрузка данных из 1С в Excel. На самом деле принцип работы тут в абсолютности почти такой же, за исключением того, что мы программно создаем новый файл эксель, и программно его записываем. Ну а для того чтобы записать значение в ячейку вы как уже наверное догадались нужно поставить выражение Лист.Cells(x, y) в левую часть. Пример выгрузки данных из 1С в Excel представлен ниже:

Для того чтобы произвести импорт цен в 1С 8.3, нужно подготовить файл. Структура исходного файла может быть произвольной, главное, чтобы в нем были колонки с наименованием номенклатуры, по которым система может определить, существует уже в информационной базе такая позиция, или нужно создавать новую:

Обработка по загрузке номенклатуры и цен в 1С 8.3 из табличного документа доступна из формы списка справочника Номенклатура – раздел Справочники :

Перед началом импорта система предложит указать файл Excel с исходными данными:

Сопоставление полей номенклатуры в 1С

На шаге 1 выполняется сопоставление колонок исходного файла с номенклатурой и ценами тем реквизитам, которые определены для элементов справочника Номенклатура. Если наименование колонки совпадает с наименование реквизита, то система такое сопоставление произведёт самостоятельно.

Это сопоставление используется как для поиска в информационной базе уже имеющихся позиций (иначе при импорте каждый раз создавалась бы новая), так и в том случае, если номенклатура не найдена. Тогда при создании новой номенклатурной позиции реквизиты заполняются из соответствующих колонок файла:

Так как в нашем случае нужно импортировать цены номенклатуры, то необходимо указать, из какой колонки система должна брать значение цены. Если название колонки с ценой совпадёт с наименованием имеющегося типа цен, то такая колонка будет определена автоматически. Но так как за один раз можно импортировать только значения по одному типу цен, то определена будет только первая из найденных колонок, поэтому такое сопоставление типа загружаемой цены и колонки в файле всегда необходимо контролировать.

Если колонка с ценами не определена, то цены импортированы не будут:

Если существует необходимость, то удаляются лишние колонки и строки, то есть те данные, которые не должны загружаться.

Важно: при импорте цен должна остаться только одна колонка с ценами. Это связано с тем, что один документ в 1С может зарегистрировать цены только для одного типа цен:

После того, как данные файла соответствующим образом сопоставлены, можно переходить к шагу 2, то есть непосредственно к загрузке данных из Excel в 1С 8.3.

Загрузка прайса и товаров в 1С Бухгалтерию

На втором шаге, непосредственно перед выполнением импорта, система отобразит информацию о том, какие позиции номенклатуры удалось сопоставить уже имеющимся, какие будут созданы при импорте:

Пользователь имеет возможность внести коррективы: отказаться от создания новых позиций и указать явно ту номенклатуру, для которой устанавливать цену, настроить правила заполнения для вновь создаваемой номенклатуры и другое. Если что-то не устраивает, то можно вернуться к предыдущему этапу по кнопке Назад :

Поскольку в данном примере выполняется не только (и сколько) импорт номенклатуры, но и загрузка цен, то необходимо на проверить значения реквизитов Тип цен и Установить цены на . Именно они определят дату автоматически создаваемого при загрузке документа и , который будет этим документом регистрироваться:

При нажатии на кнопку Загрузить будет произведено (при необходимости) создание в информационной базе новых номенклатурных позиций и документа регистрации цены номенклатуры (опять же, если цены загружались) и форма загрузки будет закрыта:

Автоматически созданный документ Установка цен номенклатуры в дальнейшей работе ничем не отличается от созданных прочими способами. Для удобства пользователей, у таких документов при загрузке цен из внешнего файла устанавливается соответствующий комментарий: «#Загружен из файла»:

Для загружаемых в информационную базу документов, которые были получены в результате обмена, система автоматически присваивает служебные комментарии: загружен новый, изменен, отменено проведение, проведен. Когда в базу 1С загружается новый документ либо перезаписывается в результате изменений уже существующий, то присваивается комментарий, чтобы проще было отслеживать модификации документа и соответствующим образом реагировать на изменения. Более подробно о значении служебных комментариев в документах смотрите в нашем видео:

Как загрузить табличный документ в программу 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С 8.3 есть возможность массово загрузить список номенклатуры из табличного документа, например из файла Excel.

Для загрузки мы используем внешнюю обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf для управляемых форм (8.2 и 8.3). Она универсальная и должна подходить для любой конфигурации, написанной под управляемое приложение.

Что бы запустить внешнюю обработку, нужно зайти в меню «Файл», далее «Открыть» и выбрать эту обработку из каталога, в которую она была сохранена:

Обработка Загрузка данных из табличного документа 1С 8.3 (управляемые формы)

После того, как обработка открылась в 1С, можно приступать к работе с ней. В первую очередь нам нужно определиться, куда и что мы будем загружать:

Приведем пример на справочнике «Номенклатура«. Создаем некий файл с данными в формате xls.

Обработка умеет загружать также файлы формата:

• любой другой формат, откуда можно скопировать данные

Вот так выглядит файл Excel с исходными данными, который мы будем загружать в справочник «Номенклатура»:

Мы не стали прописывать все поля справочника, так как этого будет достаточно, что бы понять принцип загрузки. Кроме того, этих данных достаточно, чтобы начать работать с данными позициями.

Данных позиций сейчас нет в информационной базе 1С, и мы сейчас туда их загрузим.

Нажимаем на значок «Открыть» (на рисунке обозначен как «Выбор источника») и выбираем файл с данными. Можно использовать простое копирование информации. Данные загрузятся в обработку автоматически. Теперь проверим, правильно ли мы заполнили наши данные. Для этого нажимаем кнопку «Контроль заполнения».

Как видно, у нас появились ошибки! Будем устранять. Заходим на закладку «Настройка»:

Прежде, чем исправлять ошибки, обратим внимание на одну важную деталь. Программа изначально не знает, по какому полю ей искать элемент справочника на случай, если он там уже есть. Поэтому ей его нужно указать. Например, ищем по коду, так как он, как правило, уникален. В колонке «Поле поиска» в строке «Код» ставим галочку. Теперь, если запись с таким кодом будет найдена, она будет заменена, иначе создана.

Важно! Если не указать поле поиска, то могут появиться дубли номенклатуры. Особенно после второй загрузки похожего файла!

Теперь посмотрим, почему ругается на поле «Единица». Дело в том, что единицы измерения в 1С 8.3 хранятся в отдельном справочнике и обработка по умолчанию ищет эту единицу по наименованию. А на самом деле словом единица прописана в поле «Полное наименование».

К сожалению, обработка может вести поиск только по «Наименованию» и «Коду» (для программиста возможности шире). Если обратите внимание на рисунки выше, то увидите, что в колонке «Единица» стоит код. И в обработке нужно указать, что поиск нужно вести по коду. Щелкаем два раза по колонке «Условие связи» напротив «Единицы» и меняем на «Код».

Теперь смотрим, что нам что то там про «Услугу» говорят в списке ошибок. Еще одно важное замечание. Колонки в файле должны располагаться строго в том же порядке, как и строки полей справочника. А у нас «Вид номенклатуры» находится в самом низу, а в файле после колонки «Комментарий».

Для того, что бы поднять строку «Вид номенклатуры» вверх, существуют синие стрелочки вверху формы. С помощью стрелки «Вверх» поднимаем нужную строку и ставим под «Комментарием».

Жмем «Загрузить данные» и на этот раз все проходит без ошибок:

По материалам: programmist1s.ru