Гугл документы (англ. Google Docs) - бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый Google. Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя.

Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).

В этом уроке мы расскажем о возможностях, которые применимы во всех Google документах: текстовых документах, электронных таблицах, презентациях и пр.

1. Изменение настроек региональных параметров часового пояса

2. Совместная работа с документами

3. Публикация документов

4. Сохранение документов на свой компьютер

5. Как поместить готовый документ с локального компьютера в документы Google

6. Поиск элементов в списке документов

Настройка параметров загрузки

Настройки загрузки помогают упорядочить загрузку файлов и папок. Достаточно указать настройки один раз, и они будут применяться ко всем загружаемым файлам. При первой загрузке файла автоматически откроется окно "Настройки загрузки".

В процессе загрузки можно:

преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Документов Google. Этот параметр позволяет преобразовывать файлы различных форматов. Например, из документов Open Office можно сделать Документы Google, чтобы редактировать их в Интернете. Если этот параметр не выбран, документ можно будет только читать в средстве просмотра документов Google.
преобразовывать текст из файлов PDF или изображений в формат Документов Google. Этот параметр позволяет преобразовывать графические файлы в формат Документов Google, обеспечивающий совместное редактирование в Интернете. В процессе преобразования используется оптическое распознавание символов

Эти настройки будут применяться ко всем дальнейшим загрузкам, но их можно изменить в любой момент. Для этого нажмите кнопку Загрузить... и выберите Настройки либо откройте раскрывающееся меню Настройки в окне хода загрузки.

6.Поиск документов в Списке документов

Найти файлы и документы в Списке документов можно различными способами.

Введите запрос в окно поиска в верхней части Списка документов и нажмите кнопку «Поиск документов», чтобы начать поиск по всем документам. С помощью стрелки раскрывающегося меню можно осуществлять поиск по нескольким шаблонам Документов Google

В верхней части Списка документов расположена голубая панель с закладками Документы, Изображения и видео, а также Дополнительные параметры. Нажмите на стрелку раскрывающегося меню рядом с соответствующей вкладкой, чтобы продолжить настраивать фильтр, указывая такие параметры, как файлы PDF, таблицы и изображения. После того как выбран тип файла, в окне поиска появляется соответствующее голубое поле. Введите слово или используйте операторы поиска, чтобы найти элементы в выбранной категории документов.

В Дополнительных параметрах имеются такие параметры, как фильтрация по настройке доступа элемента или по критерию, являетесь ли вы владельцем.

Сортировка результатов поиска, изменение порядка элементов

Список документов автоматически упорядочивается по приоритету на основе нескольких факторов, включая частоту открытия и изменения документа. Можно изменить порядок документов с помощью параметра Сортировать по.., расположенного справа вверху.

Режим отображения подробных сведений: просмотр дополнительной информации об элементах

Если необходимо просмотреть дополнительные сведения о каждом из документов для расширенного управления файлами, выберите пункт Подробные сведения в раскрывающемся меню Вид справа вверху. Строки в режиме отображения подробных сведений содержат следующую информацию:

Владелец документа

Дата последнего изменения документа

Пользователь, изменивший документ последним

Если выбрать фильтр Изображения и видео в раскрывающемся меню Вид появится параметр Уменьшенные изображения.

Левая панель навигации

С помощью ссылок в панели навигации можно легко находить свои документы.

Главная страница. Здесь отображаются все ваши файлы и документы, за исключением элементов, находящихся в корзине. Чтобы не показывать элементы в этом списке, нажмите на нем правой клавишей мыши и отключите параметр Показать на главной странице.

Помеченные. В этом списке отображаются только те элементы, которые вы пометили звездочкой.

Все элементы. В этом представлении отображаются все ваши элементы, включая те, которые были скрыты на главной странице. Но элементы, находящиеся в корзине, здесь не отображаются.

Корзина. Здесь отображаются все элементы, находящиеся в корзине. Обратите внимание, что в корзину можно отправлять только те элементы, владельцем которых вы являетесь. Для элементов, владельцем которых вы не являетесь, можно выбрать Удалить из моего Списка документов в меню Действия.

Мои коллекции. Используйте коллекции для группировки элементов. Просто нажмите Создать, чтобы создать новую коллекцию, а затем перетащите в созданную коллекцию любые элементы из своего Списка документов. Один и тот же элемент можно добавлять в разные коллекции.

Доступные мне коллекции. Содержит коллекции, к которым вам был предоставлен доступ. (Коллекции, доступ к которым был открыт посредством списка рассылки, здесь не отображаются.)

7. Печать документов

Чтобы получить копию документа на бумаге, его можно распечатать из PDF-файла или загрузить в качестве HTML-файла.

Чтобы распечатать документ непосредственно из PDF-файла, выполните следующее:

Откройте документ, который нужно распечатать, выберите Файл, Печать.

В результате откроется готовый к печати PDF-файл с диалоговым окном параметров печати.

Чтобы перед печатью документа добавить в него номера страниц, выберите пункт Параметры печати...в меню Файл и установите место их отображения. Изменив настройки, нажмите кнопку Печать в нижней части окна. В результате откроется PDF-файл с диалоговым окном печати.

Чтобы загрузить документ в качестве HTML-файла, выполните следующее:

В документе выберите команду Файл, Загрузить как.., HTML (zip-архив).

Найдите загруженный файл на своем компьютере, разархивируйте его, выберите и нажмите кнопку Открыть

Разработка веб-сайтов

Добрый день. Последний год я занимаюсь в проекте «МойОфис» вопросами совместного редактирования (collaboration). Оглядываясь назад, могу констатировать, что это непростая и очень интересная задача. Поэтому я хотел бы подробно рассказать о ней и дать ответы на следующие вопросы:

1. Какие существуют подходы к обеспечению совместного редактирования?
2. Насколько они сложны в реализации?
3. Можно ли взять готовую библиотеку и использовать ее в своем проекте?
4. Можно ли вести разработку без оглядки на совместное редактирование?

Для того чтобы подробно и аргументированно ответить на них, необходимо написать довольно много материала, поэтому статей будет несколько, присаживайтесь поудобнее, мы начинаем.

Как только мы начинаем хранить файлы на сервере (в облаке), возникает естественное желание обеспечить их редактирование несколькими людьми. Особенно это актуально для офисных документов, над которыми работают сразу несколько человек и каждый из них вносит правки.

Но «нельзя просто так взять и…» предоставить всем доступ для правки одного документа. Необходим механизм, который обеспечит удобное и корректное изменение одного файла несколькими пользователями. Давайте рассмотрим варианты, как это можно сделать.

Возможные подходы

Блокировка всего документа при редактировании

Это самый тривиальный метод. Преимуществами такого решения являются простота реализации и возможность работы со всеми типами данных. На этом преимущества заканчиваются и начинаются сплошные неудобства для пользователя:

• В один момент времени только один пользователь может вносить правки. Чем больше будет такой документ и чем чаще его будут редактировать, тем более явным становится это неудобство. Представьте себе ТЗ на сотню с лишним страниц, при этом один пользователь вынужден ждать, пока его коллега закончит править раздел в другой части документа.
• Каждое изменение в документе приводит к необходимости полностью передать его на сервер, а затем скачать всем участникам, что сильно ухудшает скорость работы и увеличивает объем пересылаемых данных.
• Данное решение не может обеспечить офлайн-работу, ведь чтобы приступить к редактированию документа, требуется заблокировать его на сервере от изменения другими пользователями. А без соединения с сервером сделать это нельзя.
• Неснятая блокировка. Представим, что один пользователь забыл снять блокировку, да еще и ушел домой или вовсе уехал в отпуск. Всем остальным приходится ждать или искать нерадивого пользователя. Частично от этого можно уйти, контролируя время активности или предоставив администратору возможность принудительно снять блокировку. Впрочем, ни то ни другое не является идеальным решением, так как в первом случае нельзя понять, на основе чего можно отличить пропавший интернет от недисциплинированности пользователя, а во втором нельзя обойтись без вмешательства человека и чьи-то изменения могут быть потеряны.

Такой вариант можно часто встретить в решениях для корпоративных порталов, ERP, СЭД.

Блокировка части документа

Для текстового документа такой единицей деления может стать абзац или таблица. Это улучшает весь процесс работы, а именно:

• Теперь можно одновременно редактировать один документ, при условии, что правки вносятся в разные его части.
• Заблокировать документ полностью нельзя. Несмотря на неснятую блокировку, с остальным документом можно продолжать работать.

Но и этот подход нельзя назвать идеальным:

• По-прежнему нельзя обеспечить офлайн-работу. Для блокировки любой из частей документа необходимо связаться с сервером.
• Часть документа, заблокированная при редактировании, может быть значительной. Действительно, абзац может быть довольно большим и содержать несколько сотен или тысяч знаков текста. Еще больше сложностей возникает при работе с таблицами. Без дополнительных ухищрений нельзя одновременно разрешить менять содержимое ячеек и структуру таблицы - вставлять и удалять строки или столбцы. Это означает, что при любом изменении одной из ячеек требуется блокировать всю таблицу. В офисных документах таблицы могут быть разного уровня вложенности или же очень большого размера. Особенно неприятным этот момент становится при работе с табличными документами, где рабочий лист и вовсе состоит из одной таблицы, а значит при любых изменениях надо его блокировать полностью.
• С точки зрения структуры, документ можно упрощенно представить как последовательность абзацев и таблиц. И когда мы вставляем или удаляем таблицы и абзацы, то мы редактируем эту последовательность. А это значит, что корректность совместного редактирования такой последовательности также необходимо обеспечить (кстати, принципиальной разницы между редактированием списка абзацев или списка букв нет, разве что первое происходит реже). Без введения принципиально другого метода синхронизации это должна быть опять же блокировка, только на этот раз объект блокировки будет один на весь документ.

Некоторые читатели могут заметить, что задача совместного редактирования успешно решается в системах контроля версий, с последовательной историей (SVN или CVS) или с возможностью ветвлений (GIT, Mercurial). Да, вы правы, но и здесь есть свои нюансы, которые делают невозможным применить в нашем случае тот же принцип:

• Merge. Во-первых, для пользователей офисных пакетов это понятие как правило незнакомо. Во-вторых, объединение разных версий документа становится принципиально более трудным при переходе от простого текста к документу со сложной (как правило иерархической) структурой, где есть текст, вложенные таблицы, изображения и различные настройки форматирования. Просто представьте себе подобный 3-way merge.
• Даже при использовании kdiff3 или winmerge случаются ошибки, а ведь они работают с простым текстом.
• Обычному пользователю офисных приложений будет непросто вникнуть в мир ветвлений и слияний. А вникнув, использовать будет не очень быстро и удобно.

Взгляд с другой стороны

Будем исходить из того, что с точки зрения пользователя вся работа с документом должна сводиться лишь к тому, чтобы исправить текст, вставить график, обещанный коллегам, и на этом закончить. Так же, как он это делал раньше с локальными документами. Все сложные процессы по поддержке корректного состояния документа должны быть скрыты от пользователя. При этом важно сохранить отзывчивость и функциональность, сравнимую с редактированием локальных файлов.

Для нас это диктует дополнительные требования:

1. Использование оптимистичной стратегии внесения изменений. К локальной копии документа правки должны применяться сразу. И независимо от этого они отправляются на сервер, а от него к другим клиентам, при этом то, как быстро они будут получены и применены, никак не влияет на скорость работы с локальной версией.

Отсюда следует, что состояния документа у клиентов и на сервере могут отличаться. Это формирует следующее требование:

2. Сходимость (convergence). Когда все пользователи закончат свою работу и все уведомления о правках будут доставлены, как на сервере, так и у клиентов должно быть одно и то же состояние документа.

Но это еще не все. Первые два требования можно выполнить с помощью простого, но явно не устраивающего пользователей алгоритма. Если на сервер приходят два конкурирующих изменения, то можно просто игнорировать то, что пришло позже, уведомив соответствующим образом клиентов. Этого будет достаточно, чтобы удовлетворить первые два требования, но явно недостаточно, чтобы сделать счастливым того, чьи изменения были выкинуты. А это значит, что нужно задекларировать еще одно требование:

3. Принцип сохранения намерений (intention preservation). Мы должны обеспечить максимальное сохранение намерений всех пользователей, даже если правки вносятся одновременно и они конкурируют друг с другом.

Мы декларируем, что каждая правка от каждого из пользователей важна для нас и мы не будем отменять ее без необходимости. Необходимость отменить все же может возникнуть. Например, в таких ситуациях, когда один пользователь отредактировал абзац, который параллельно был удален кем-то другим. В этом случае изменения уже просто нельзя применить, так как абзац более не существует.

Второй момент, который стоит упомянуть в контексте этого принципа, - формализация. Понятие «намерение» достаточно абстрактно. Представим, что в тексте есть слово «оптека», которое параллельно исправляют два пользователя, причем по-разному: «аптека» и «оптика». Большинство известных алгоритмов (и наш тоже) работают на уровне букв, и в результате получится «аптика», что не соответствует «высокоуровневым» намерениям обоих авторов. Существуют формализации намерений пользователей на уровне слабых порядков букв («хочу вставить букву “и” после буквы “т”, но перед “к”»). Для некоторых алгоритмов сохранение выраженных таким образом намерений является неотъемлемой их частью (об этом можно почитать ).

В нашем случае мы не формализуем намерения пользователей и тем более не даем строгих гарантий их соблюдения, но декларируем, что будем максимально придерживаться этого принципа.

Выбор неблокирующего алгоритма

Существуют два алгоритма, которые удовлетворяют всем нашим требованиям: оптимистичное внесение изменений, сходимость и сохранение намерений.

Первый. Differential synchronization. Который в итоге нам не подошел

Алгоритм предполагает постоянный 3-way merge на стороне клиента и сервера, который сопровождается пересылкой патчей в обе стороны. На схеме представлена общая идея.

Вероятно, вы уже догадались, по какой причине этот алгоритм нам не подходит. Правильно, как уже упоминалось, 3-way merge для документа со сложной структурой нетривиален. При этом необходимо иметь формальную гарантию того, что он даст одинаковые результаты при слияниях в разных порядках и направлениях… Это ставит крест на перспективе применения у нас данного подхода.

Второй. Operation Transformation (OT)

Это скорее общий подход, на основе которого разработаны различные алгоритмы.

В основе OT лежит довольно простая идея. Все изменения данных мы описываем как операции , которые пересылаем и преобразуем относительно других без самого документа. Когда операция приходит от одного пользователя к другому, мы ее трансформируем таким образом, чтобы она стала валидной относительно разницы между документами этих двух пользователей, выраженной в операциях. Звучит заумно, но на самом деле принцип довольно простой.

Что такое Operation Transformation

Давайте посмотрим на еще одну схему, которая популярна в статьях об OT.

Операция О2:

• Пользователю 1 приходит операция О2 del от пользователя 2.
• Операция О2 трансформируется относительно операции О1, которой не было у пользователя 2 на момент создания О2.
• В результате получается del, так как перед позицией 2 уже успели вставить один символ и у “с” позиция стала 3.

Операция О1:

• Пользователю 2 от пользователя 1 приходит операция О1 ins.
• O1 трансформируется относительно О2, но на этот раз при трансформации операция не меняется и применяется в таком же виде, как и у автора операции - пользователя 1.

Здесь используется трансформация включения (в некоторых алгоритмах используется и трансформация исключения). В дальнейшем я буду использовать обозначение Inc(O1, O2) для операции О1 с учетом эффектов операции О2, то есть, если кратко, мы включили О2 в О1.

Основное требование, которому должны удовлетворять трансформации включения (известное как Transition Property 1), - это:

Inc(O2, O1) * O1 = Inc(O1, O2) * O2,

Где * - последовательное применение, справа налево. Для простоты понимания посмотрите на изображение:

Приведенное выше равенство в применении к этой картинке означает, что, начав с одного состояния документа и двигаясь по правой или левой ветке, мы получим одно и то же итоговое состояние. Принципиальным моментом является то, что начинать «движение» мы должны из одного и того же состояния. Если это условие не соблюдать, то результатом будет рассогласованное состояние документов либо трансформированная операция может просто не иметь смысла. Например, вставка символа в неверную или несуществующую позицию документа.

Как я указал выше, существует несколько различных алгоритмов на основе ОТ. Их главным отличием является решение ключевого вопроса: как производить трансформации таким образом, чтобы любые операции, участвующие в трансформации, были над одним и тем же состоянием документа, и, если такой возможности нет, то с помощью каких еще преобразований можно изменить порядок применения операций.

Дело в том, что первые алгоритмы на основе ОТ не предусматривали использования центрального сервера. Все клиенты связывались между собой peer-to-peer. Соответственно, текущее состояние документа у пользователей выражалось последовательностью операций (О1, О2… ОN), при этом в каждый момент времени количество, состав и порядок этих операций у каждого клиента может быть свой. В этом случае нельзя определить единый строгий порядок среди всех генерируемых операций, можно ввести только слабый порядок по happens before критерию. Операции, между которыми нет такого отношения, считаются конкурирующими или параллельными (concurrent).

Подобный подход также несет с собой определенные сложности:

• Производительность. Количество трансформаций может быть очень большим, клиентам приходится хранить всю историю, так как в любой момент может прийти сколь угодно «древняя» операция от другого пользователя.
• Для корректной реализации требования TP-1 уже недостаточно. Приходится требовать еще и как минимум TP-2: Inc(O3, Inc(O1, O2) * O2) = Inc(O3, Inc(O2, O1) * O1). В зависимости от конкретного алгоритма может понадобиться выполнение других требований к трансформациям и обратным операциям (полный список

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

10 апреля 2010 в 17:19

Dropbox и совместная работа над документами

• Облачные сервисы

Я работаю в компании, которая занимается разработкой специализированного софта биологической направленности для фармакомпаний. По роду деятельности мне и моим коллегам приходится сталкиваться с написанием научных статей, грантов и прочих документов, над которыми приходится работать сообща.

В настоящее время совместная работа над документами осуществляется через электронную почту. Схема самая примитивная: один автор вносит изменения и после пересылает остальным соавторам, которые в свою очередь читают и вносят свои изменения и дополнения. Подобный «пинг-понг» порождает большое число писем с содержанием типа «Петя, вот это последняя версия документа», и множество версий. И естественно, рано или поздно кто-то запутывается и начинает править уже неактуальную версию. Что бы отловить подобные оплошности, приходится затрачивать дополнительное время. Еще одной причиной почему используется почта, а не какие-то специализированные инструменты типа SharePoint - это простота использования, не нужно учиться работать в новом софте.

Не так давно я открыл для себя Dropbox, в который сразу же стал сбрасывать рабочие файлы для работы дома. При этом не нужно каждый раз посылать файл самому себе по почте, и ведь нужно же еще не забывать отправить назад, опять же самому себе, обновленную версию. А позже пришел к идее, что Dropbox можно использовать для совместной работы.

Шаринг папок

В ее основе лежит возможность расшаривать отдельные фолдеры для остальных пользователей сервиса. То есть можно создать папку, поместить в нее начальные версии документов, а затем расшарить ее остальным соавторам, при условии конечно, что они являются пользователями Dropbox. Тогда любое обновление файлов будет незамедлительно отображаться у других пользователей, то есть решается задача работы с актуальными версиями. Но есть и ряд недостатков, в частности при обновлении файлов, не показывается с чей стороны было сделано изменение.

Кроме того, чтобы работать только с актуальными версиями документов, нужно иметь возможность отслеживать изменения. Тут Dropbox позволяет, во-первых, просматривать какие изменения в целом происходили в папке: какие файлы были добавлены/удалены/изменены.

А во-вторых, для каждого файла можно увидеть историю измений, и при необходимости откатить, или скачать файл нужной версии. Это значит, что любые изменения будут сохранены. Кстати, удаление файла, случайное или преднамеренное, не является бедой, удаленное легко восстановить одним кликом.

Конфликтные ситуации

Что будет, если один из соавторов оказался в локации, в которой нет интернета, и ему приходится использовать текущую версию документа, а в это время другой соавтор внес свои изменения и проапдейтил документ (точнее, он апдейтится автоматически)? Когда наш первый автор вернется он-лайн, возникнет конфликтная ситуация: попытка обновить файл, версия которого выше, чем того, который есть на руках. В таких случаях Dropbox сохраняет конфликтный файл как копию, чтобы дальше можно было внести изменения в текущую версию документа, правда уже сторонними средствами.

Итоги

Подводя итог вышесказанному, можно выделить следующие достоинства:

• Не требуется каких-то специальных знаний, достаточно заполнить регистрационную форму и установить клиент, а все остальное будет происходить автоматически.
• Не нужно использовать почту или FTP для обмена версиями документа.
• Все версии документа сохраняются на сервере Dropbox, потому нужный файл будет доступен из любой точки, где есть интернет и можно не бояться удаления файлов

Но есть и недостаки:

• Нет какой бы то ни было системы разрешения конфликтных ситуаций. Сейчас при возникновении конфликтной ситуации, файлы придется сравнивать вручную, хоть и средствами MS Word.
• Вопросы безопасности - если взломают аккаунт одного из соавторов, ваша информация будет украдена. Кроме этого, не для всех приемлемо, чтобы статьи и прочие документы, которые по сути описывают новейшие изыскания, хранились на руках третьих лиц.
• Достаточно примитивная система управления версиями.

В целом идея кажется работоспособной и работает в теории, но нужно попробовать ее в реальных условиях, что я и попытаюсь сделать в ближайшее время.

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка - с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил.Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях. В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми - и при этом терялась часть исправлений. Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных , значительно облегчающих совместную работу над документами. А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office , позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive , с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно. Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным. Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive , который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам.Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет - просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ.
Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox : вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации.
Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно.Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом.По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления - это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ . Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ".

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке - и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.
Там есть ссылка "Редактировать документ": с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.

Статья в онлайновом редакторе

Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.

Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа "Без исправлений" - статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде.
Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии.Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом.

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии.Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.