Bios
Задания построения диаграмм схем visio. Обновление созданных организационных диаграмм. Автоматическое создание схемы организации

Задания построения диаграмм схем visio. Обновление созданных организационных диаграмм. Автоматическое создание схемы организации

Организационная диаграмма - это схема, на которой отображены отношения между сотрудниками, должностями и группами.

Если сведения обо всех сотрудниках содержатся, например, на листе Excel или в каталоге Exchange Server, приложение Visio может самостоятельно создать схему и добавить в нее фигуры и соединительные линии. Если не нужно создавать диаграмму автоматически, вы можете .

Файл > Создать , выберите категорию и нажмите кнопку Создать .

В Visio 2016 выберите пункты Файл > Создать > Бизнес > и нажмите кнопку Создать .

Автоматическое создание диаграммы на основе существующего источника данных

Если вы выбрали создание диаграммы из шаблона, запустится . На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных и следуйте указаниям мастера.

Источники данных, которые можно использовать:

лист Microsoft Excel;

текстовый файл;

каталог Microsoft Exchange Server;

источник данных, совместимый с ODBC.

Обязательные столбцы источника данных

Источник данных должен обязательно содержать столбцы с именем сотрудника, уникальным идентификатором и именем руководителя сотрудника. Названия столбцов в источнике данных не имеют значения, так как мастер автоматически определяет содержимое этих столбцов или полей (имя сотрудника или имя руководителя).

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор. Этот столбец может совпадать со столбцом имен сотрудников, если всех их зовут по-разному. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

Пример текстового файла, используемого в качестве источника данных

Ниже приведен пример текстового файла с разделителями-запятыми, который состоит из пяти столбцов и пяти строк, первая строка которого является строкой заголовка. Visio самостоятельно создаст файл этого образца текста, если вы запустите Мастер организационных диаграмм , установите флажок и нажмете кнопку Далее . На следующей странице установите флажок Текст с разделителями , введите имя файла и нажмите кнопку Далее . Visio откроет текстовый редактор с этим образцом данных.

Имя,Руководитель,Должность,Отдел,Телефон

Сергей Белов,Генеральный директор,Исполнительный,x5555
Ольга Петрова,Сергей Белов,Руководитель разработки,x6666
Игорь Сергеев,Ольга Петрова,Разработчик программного обеспечения,Разработка продуктов,x6667

Создание организационной диаграммы на основе нового файла данных

Если вы хотите сохранить данные в другом приложении, Visio откроет Excel или текстовый редактор с образцом данных в соответствующем формате. Замените образец данных реальными данными и завершите работу мастера по созданию организационной диаграммы.

Чтобы запустить мастер организационных диаграмм, выберите пункты Файл > Создать , выберите категорию и нажмите кнопку Создать .

В Visio 2016 выберите пункты Файл > Создать > Бизнес > и нажмите кнопку Создать .

На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее .

Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .
При выборе варианта Excel образец текста откроется на листе Microsoft Excel, а при выборе варианта Текст с разделителями - на странице Блокнота.

В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные. Вы можете добавлять или удалять любые столбцы, кроме обязательных столбцов с именами сотрудников и руководителей.

Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Изменение макета и фигур и добавление рисунков

При использовании шаблона на ленту добавляется вкладка . Инструменты этой вкладки можно использовать для масштабных преобразований внешнего вида схемы.

В группе Макет и Упорядочение доступны инструменты для изменения макета и иерархии фигур.

В коллекции Фигуры можно выбрать стиль фигур диаграммы. Используйте инструменты в группе Рисунок , чтобы добавить рисунок в выбранную фигуру, удалить заполнитель или изменить добавленный рисунок. Если во время работы мастера вы не добавили рисунки к некоторым фигурам, сделайте это сейчас. На вкладке нажмите кнопку Вставить > Несколько рисунков . Все рисунки должны быть расположены в одной папке, а имена файлов рисунков должны быть в формате "ИмяСотрудника.ТипФайла" - например, Руслан Шашков.jpg (имя должно точно соответствовать имени в источнике данных).

Группа Данные организации содержит инструменты для импортирования данных из внешнего источника с помощью мастера, экспортирования данных в приложение Excel или в текстовый файл, а также сравнения данных схемы с данными из внешнего источника.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру . Перетащите рамку группы из окна фигур в схему, а затем с помощью маркеров изменения размера по краям фигуры включите участников в виртуальную группу.

Обновление организационной диаграммы с внешним источником данных

Чтобы отразить изменения в структуре организации, можно обновить данные диаграммы или обновить организационную диаграмму вручную.

Выберите Данные > Внешние данные > Обновить все .

Если новые данные не совсем соответствуют данным, которые вносились при создании диаграммы, возможно, вам понадобится переместить участников вручную.

Если у вас есть новая диаграмма, сравните ее со старой версией в Visio, чтобы увидеть изменения.

Откройте старую или новую версию организационной диаграммы.

Выберите > Данные организации > Сравнить . В поле Сравнить данные организации укажите версию, с которой вы хотите выполнить сравнение.

В пункте Тип сравнения выберите версию, которую вы открыли.

В пункте Тип отчета выберите подходящий вам параметр.

Нажмите ОК .

Если вам так и не удалось обновить диаграмму, возможно, понадобится перестроить ее заново.

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

должность;
электронная почта

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма .

Из набора элементов в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор ).

Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.

Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчинённого лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

Продолжите перетаскивание фигур подчинённых в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

2.2.2. Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм .

На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера , а затем нажмите кнопку Далее .

Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее .

Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.

В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.

Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.

Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Источники данных, которые можно использовать:

лист Microsoft Excel;

текстовый файл;

каталог Microsoft Exchange Server;

источник данных, совместимый с ODBC.

Пример. Способ создания организационной диаграммы с данными из файла Excel.

Для построения диаграммы на листе Excel должны находится колонки, которые однозначно интерпретируют объекты организационной диаграммы и их подчиненность, например: Имя, Должность и подчиненность.

Для построения самой диаграммы необходимо выбрать в Visio соответствующий тип организационной диаграммы.

Рис. 11

Рис.12

Также можно указать папку с фотографиями и, если будет совпадение названия фотографии с полями подключаемого файла, Visio автоматически подтянет фотографии в диаграмму.

Естественно, по желанию, имеется возможность настройки диаграммы, с помощью соответствующей вкладки.

И получить, например, диаграмму с фото сотрудников (рис.13)

Рис. 13. Варианты организационных структур

Недавно семейство продуктов Microsoft Office 2000 пополнилось еще одним новым представителем - Visio 2000.

Microsoft Visio Standard 2000 - средство для создания различных бизнес-диаграмм, включая диаграммы общего назначения, схемы и планы помещений. Требования к компьютеру: процессор Pentium 166 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 80 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM;
Microsoft Visio Professional 2000 - средство для IT-менеджеров и руководителей проектов, позволяющее документировать информационные системы и бизнес-процессы. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 200 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 110 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM, доступ к Internet (14,4 Kбит/с или выше) для создания Internet-диаграмм;
Microsoft Visio Enterprise 2000 - средство для IT-специалистов и разработчиков, позволяющее документировать сетевые конфигурации, моделировать и разрабатывать базы данных, моделировать программы и компоненты. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 200 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 130 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM, доступ к Internet (14,4 Kбит/c или выше) для создания Internet-диаграмм;
Microsoft Visio Technical 2000 - средство для инженеров, позволяющее создавать двухмерные технические диаграммы и схемы. Включает в себя все типы диаграмм, поддерживаемые в Microsoft Visio Standard. Требования к компьютеру: процессор Pentium 166 МГц, Microsoft Windows 9х, Microsoft Windows NT Workstation или Windows NT Server/Service Pack 4 или выше, 32-48 Мбайт памяти, 125 свободного пространства на жестком диске, привод CD-ROM.

Поскольку все продукты семейства Microsoft Visio 2000 включают в себя Visual Basic for Applications (VBA), с их помощью можно создавать какие-либо программные решения, использующие все возможности продукта.

Создание простой диаграммы

После выбора типа диаграммы открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Среди интерфейсных элементов пакета отметим панель инструментов, схожую с панелью других продуктов семейства Microsoft Office. Слева (на зеленом поле) располагается набор символов, специфичный для выбранного типа диаграммы. Для Basic Flowchart мы получаем: Basic Flowchart Shapes, Backgrounds and Borders и Titles. Символы могут располагаться на диаграмме простой операцией перетаскивания. Для каждого символа предоставляется краткое описание, для доступа к которому достаточно установить курсор мыши на соответствующем символе.

Прежде чем приступить к созданию диаграммы, выберем режим, в котором все ее элементы будут соединяться автоматически. Для этого используется кнопка Connector Tool, расположенная на панели инструментов. Затем с помощью команды Tools | Number Shapes выберем автоматическую нумерацию элементов.

В завершение нашего экскурса по созданию диаграммы следует упомянуть об использовании цветовых схем. Идея цветовых схем знакома нам по Microsoft PowerPoint - в Microsoft Visio 2000 можно использовать совместимые с PowerPoint схемы. Для этого необходимо нажать правую кнопку мыши на странице с диаграммой и выбрать команду Choose Color Schemes. В диалоговой панели Color Schemes выбираем подходящую схему (например, Sky), нажимаем кнопку Apply для предварительного просмотра или Ok для выбора цветовой схемы.

Автоматическое создание схемы организации

Наша следующая задача - автоматическое создание схемы организации (блок-схемы), на которой будет показана иерархия штата сотрудников. Создание схемы начнем с того, что в диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Organization Chart, затем - Organization Chart Wizard.

После выбора Organization Chart Wizard на экране появится соответствующий мастер. Наши последующие действия таковы:

выбираем Information that’s already stored in a file or database и нажимаем кнопку Next;
выбираем A text, Org Plus (*.txt), or Microsoft Excel file, опять нажимаем кнопку Next и на следующем экране указываем файл Excel, в котором хранятся данные;

после того как данные загружены, мы должны связать поля схемы с полями данных. В нашем примере это:

Name - Сотрудник

Reports to - Отвечает;

на следующем экране указываем, какая информация должна быть отображена:

First Line - Сотрудник

Second Line - Должность;

далее выбираем дополнительные поля, которые должны быть занесены в схему, устанавливаем опцию I want the wizard to automatically break my organization chart across pages и нажатием кнопки Finish получаем схему организации .

После того как базовое расположение схемы организации выбрано, можно заняться свойствами каждого элемента. Эти свойства могут содержать дополнительные данные для каждого сотрудника - ИНН, имя в сети, день рождения и т.п. Таким образом, Visio позволяет создавать своего рода базу данных, в которой данные хранятся в виде графических элементов, а не обычных записей.

Для того чтобы открыть окно Custom Properties, в котором будут отображаться дополнительные данные для каждого сотрудника, выполним команду View | Windows | Custom Properties.

Для внесения дополнительной информации необходимо щелкнуть по окну Custom Properties правой кнопкой мыши и выбрать команду Define Properties. Нажатие кнопки New позволяет ввести новое свойство, в котором будут хранится данные. Допустим, это будет дата поступления на работу. Укажем следующую информацию в полях свойства:

Затем нажмем кнопку Ok. Обратите внимание, что в списке свойств появилось свойство Start Date.

Поскольку поле имеет тип Date, для ввода информации в него можно использовать встроенный в Windows компонент Calendar - эта функциональность обеспечивается Microsoft Visio автоматически.

Работу над схемой организации завершим еще одним примером. Сохраним нашу схему в файле, затем удалим данные о нескольких сотрудниках. Для этого надо выбрать соответствующие элементы и нажать кнопку Del. Теперь выполним команду Compare Organization Data. В результате мы получим следующий отчет о несовпадениях между текущей и ранее сохраненной схемой .

Теперь буквально несколько слов еще об одной полезной функции. Если схема организации достаточно велика, для поиска того или иного сотрудника можно использовать функцию Find Person .

Итак, мы рассмотрели возможности, предоставляемые Microsoft Visio Standard 2000. Последующие задачи мы будем решать средствами Microsoft Visio 2000 Professional и Microsoft Visio 2000 Enterprise.

Документирование структуры локальной сети

Для документирования структуры сети используем возможности Microsoft Visio 2000 Professional. Начнем с того, что на диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Network Diagram, затем - Logical Network Diagram .

После того как тип диаграммы выбран, открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Обратите внимание на то, какие элементы доступны для данного типа диаграммы.

Для нашего примера выберем следующие элементы:

Token Ring - со страницы Logical Symbols;
Generic Terminal, Generic Tower и Generic Laptop - со страницы PC & Peripherals;
Generic Departmental Laser Printer - со страницы Printers and Scanners.

Также следует подчеркнуть, что с помощью Network Diagram Wizard можно анализировать схему сети, хранящуюся в ODBC-совместимой СУБД.

Диаграмма базы данных

Используя средства для создания диаграммы базы данных, можно визуально разрабатывать схемы для многих клиент-серверных и настольных СУБД. Графическое отображение «взаимоотношений» таблиц, выполненное в виде диаграммы, позволяет эффективно создавать базы данных.

В нашем примере мы разработаем простую базу данных, состоящую из таблиц Customer, Order, Invoice и Product.

После выбора типа диаграммы открывается пустое окно (blank drawing) - и Visio готов для создания диаграммы. Обратите внимание на то, какие элементы доступны для данного типа диаграммы.

Теперь выполним команду Database | View | Output для отображения окна Output, а также команду Database | View | Tables для отображения окна Tables. В окне Output будет отображаться различная статусная информация, в окне Tables - таблицы и представления, имеющиеся в нашей диаграмме базы данных. Можно перетаскивать элементы из окна Table на диаграмму - в этом случае можно просматривать колонки, типы данных и ассоциированные связи.

Чтобы приступить к моделированию базы данных, необходимо установить драйвер СУБД. В нашем примере это будет драйвер для Microsoft Access. Выполним команду Database | Options | Drivers и установим соответствующий драйвер. Затем выполним команду Database | Options | Document и установим следующие опции:

на вкладке General в разделе Symbol Set выберем Relational, а в разделе Names Visible on Diagram - Physical Names;
на вкладке Table в разделе Display отметим все опции, в разделе Data Types - опцию Show Physical, а в разделе Other - опцию Primary Key At Top;
на вкладке Relationship отметим опцию Show Relationships.

Теперь мы готовы заняться нашей базой данных. Перетащим на экран элемент Entity, дважды щелкнем по нему и получим окно Database Properties. На вкладке Definition в поле Physical Name введем Customer. Для определения колонок перейдем на вкладку Columns. Выберем опцию Physical Data Type, которая позволит нам использовать типы данных, специфические для выбранной СУБД (в нашем примере это Microsoft Access).

Элемент	Свойства	Данные
Generic Terminal		Manufacturer 1 123-12 45
Generic Tower	Manufacturer Product Number Part Number	Manufacturer 1 123-13 67
Generic Laptop	Manufacturer Product Number Part Number	Manufacturer 1 123-14 89
Generic Departmental Laser Printer	Manufacturer Product Number Part Number	Manufacturer 2 323-11 90
Token Ring	Manufacturer Product Number Part Number	Manufacturer 3 423-10 1

Введем новую колонку - custID, укажем тип данных SHORT (этот тип выбирается из списка типов, доступных для Microsoft Access). Далее выполним те же действия для колонок name (тип CHAR (50)) и address (CHAR (100)). Установим первичный ключ на колонку custID.

Добавим еще три таблицы - Invoice, Order и Product со следующими колонками:

Теперь мы можем связать таблицы по полям. Для этого следует использовать элемент Relationship и связать таблицы Invoice и Customer, Order и Customer, а также Order и Product так, как это показано ниже:

Помимо генерации DDL-скрипта можно создать и саму базу (если указать ODBC-источник). Microsoft Visio 2000 Enterprise позволяет также выполнять реверс-инжиниринг существующей базы, но обсуждение этой темы выходит за рамки вводной статьи.

Моделирование программы

Microsoft Visio 2000 Professional поддерживает моделирование программ с использованием основных объектно-ориентированных языков, включая Unified Modeling Language (UML). Для того чтобы начать моделирование, в диалоговой панели Choose Drawing Type выберем элемент меню Software. Далее мы можем выбрать один из большого числа поддерживаемых типов программного моделирования, включая Booch OOD, ROOM, Rumbaugh OMT, Rumbaugh OMT, Shlaer-Mellor, Yourdon and Coad и ряд других. Для нашего примера мы выберем моделирование на базе UML. В Microsoft Visio 2000 поддерживается моделирование и реверс-инжиниринг для UML 1.2.

Воспользуемся готовой UML-диаграммой, которую загрузим из файла \Samples\Software\NeuCom UML.vsd. После того как файл загрузится, обратите внимание на левую панель - UML Navigator , в которой отображается дерево иерархии системной программной модели.

Отметим, что каждый тип диаграммы отображается на отдельной странице. Для того чтобы увидеть ту или иную диаграмму, необходимо выбрать соответствующую вкладку, расположенную в нижней части главного окна. Поддерживаются следующие типы диаграмм.

Для того чтобы добавить новый класс, перетащим на диаграмму Static Structure элемент Class со вкладки UML Static Structure. Затем создадим ассоциацию между новым классом и классом Employee. Для этого с помощью элемента Generalization соединим классы Class1 и Employee.

Теперь зададим следующие свойства нового класса. Изменим название класса на Teacher, на вкладке Attributes добавим новый атрибут Accreditation типа CString. На вкладке Operations добавим:

операцию AddAccreditation типа CString;
операцию UpdateAccreditation типа CString;
операцию Teacher типа CString;
операцию ~Teacher типа None.

При использовании Microsoft Visio 2000 Enterprise по созданной диаграмме можно генерировать исходный код. Поддерживаются языки программирования C++, Java и Visual Basic.

Структура Web-узла

В Microsoft Visio 2000 можно использовать режим Internet Diagram для сбора информации о ссылках на текущем Web-узле. При создании карты узла каждая ссылка отображается отдельным элементом, содержащим информацию об адресе ссылки, ее типе и статусе.

После этого автоматически появится диалоговая панель Generate Site Map. Для нашего примера выберем Web-узел фирмы Microsoft (http://www.microsoft.com/). Установим опцию Entire Web Site и зададим пять уровней вложенности ссылок и максимальное число ссылок, равное 300. В разделе Options отключим опцию All Links, а также отключим опции Image Files, Image Maps, Audio Files и Movie Files. Далее в разделе Show отключим опцию Duplicate Links и нажмем кнопку Ok. В результате этих действий мы получим карту Web-узла, в процессе генерации которой будет сообщаться о числе и уровне найденных ссылок.

Помимо рассмотренной выше возможности генерации карт существующих Web-узлов, Visio 2000 позволяет создавать концептуальные карты Web-узлов, которые могут использоваться при дизайне нового Web-узла или расширении существующего.

Microsoft Visio и Automation

Для программного управления Microsoft Visio 2000 можно использовать VBA, Visual Basic, Visual C++ или любое другое средство программирования, поддерживающее механизмы Automation. Создаваемая программа может либо использовать возможности Visio по созданию различных диаграмм, либо просто автоматизировать часто повторяющиеся действия.

Microsoft Visio 2000 предоставляет обширную объектную модель, позволяющую:

использовать объекты Visio (документы, страницы, элементы и формулы);
изменять свойства объектов;
вызывать методы объектов;
обрабатывать события.

Иерархия объектов Microsoft Visio представляет собой четкую древовидную структуру, отражающую логическую организацию самой программы. Многие объекты (Document, Page, Shape и т.п.) доступны через соответствующие коллекции. Таким образом, если вы знакомы с Visio на пользовательском уровне, представляете себе основные возможности этой программы и шаги, необходимые для достижения той или иной цели, а также имеете опыт автоматизации других приложений семейства Microsoft Office, то вы без особых проблем сможете создавать программные решения на базе Microsoft Visio 2000.

Заключение

В завершение обзора основных возможностей пакета Microsoft Visio 2000 необходимо отметить, что не следует преуменьшать роль визуального представления той или иной информации. Рассмотренные выше примеры задач, которые легко решаются с помощью Microsoft Visio 2000, наглядно показали только основные возможности данного пакета. В действительности же обширная документация, многочисленные примеры и обучающая система, находящаяся на CD-ROM, не только способствуют быстрому освоению этого мощного средства, но и позволяют создавать самые различные типы диаграмм и решать целый ряд бизнес- и инженерных задач.

КомпьютерПресс 12"2000

1999
2000
2001
2002
2003

Организационная диаграмма - это схема иерархии отчетов, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, заголовками и группами.

Организационные диаграммы могут находиться в диапазоне от простых схем, как показано на приведенном ниже рисунке, к большим и сложным схемам на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры в организационной диаграмме могут отображать основные сведения, такие как имя и название, а также такие сведения, как отдел и центр затрат. Вы даже можете добавлять рисунки к фигурам организационной диаграммы.

Если вы хотите создать маленькую организационную диаграмму с полями сведений по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

Этот способ можно использовать, если вы хотите изменить или добавить дополнительные сведения, а также поля сведений по умолчанию, и у вас нет данных в другом файле программы.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

На первой странице мастера организационных диаграмм выберите данные, введенные с помощью мастера , и нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями Далее .

Примечание: Если выбрать Excel текст

Важно: Не удаляйте столбцы Name и репортс_то , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы для организационной диаграммы.

После добавления данных закройте файл Excel или Notepad и нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

не отображать изображения Далее , чтобы продолжить.

Готово .

Примечание: Справка .

Этот способ лучше всего подходит, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например в Microsoft Office Excel, каталоге Microsoft Exchange Server, источнике данных, совместимом с ODBC, или в текстовом файле org.

Примечание:

Имя сотрудника.

Уникальный идентификатор

Руководитель сотрудника.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите метрическая единица измерения или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

А затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Выберите тип файла, в котором хранится информация Организации, нажав кнопку Обзор и перейдите к расположению этого файла. Выберите язык, который вы хотите использовать, в мастере диаграмм, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера выберите в файле данных столбец (поля), содержащий сведения об организации, такие как имя, отчеты и имя. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера можно указать, какие нужные поля должны отображаться с помощью кнопок " Добавить " и " Удалить " и порядок отображения полей с помощью кнопок " вверх " и " вниз ". Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера вы можете выбрать поля из файла данных, которые вы хотите добавить в фигуры организационной диаграммы в виде полей данных фигуры. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Чтобы включить рисунки на организационную диаграмму, установите флажок не отображать изображения на организационной диаграмме, в противном случае выберите пункт Поиск папки, в которой содержатся рисунки Организации . Следуйте дальнейшим инструкциям на этой странице, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На последней странице мастера можно указать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице. Вы можете выбрать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице , или настроить автоматическое определение каждой страницы с помощью мастера, чтобы автоматически разбить организационную диаграмму на страницы .

Выбрав все параметры, нажмите кнопку Готово .

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

кадр группы

обновления

Создание простой организационной диаграммы

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес

И нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Примечание: Если выбрать Excel , откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текст с разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

При открытии Excel или блокнота используйте пример текста в качестве примера информации, которую нужно добавить, и введите данные в нужное содержимое.

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и пользователей, которым он сообщает.

Примечание: Столбцы можно присвоить желаемым именам. При запуске мастера организационных диаграмм можно указать, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

После создания организационной диаграммы вы можете изменить их порядок, чтобы отразить связи виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные соединительные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчетов, или используйте фигуру кадр группы , чтобы выделить виртуальную группу. Пунктирный отчет выглядит как обычная соединительная линия. Рамка группы - это, по сути, измененная прямоугольная фигура, которую можно использовать для визуального группирования и именования групп.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, в новую диаграмму не будут включены настройки, внесенные в более раннюю диаграмму. Если в фигуры были добавлены темы или фотографии, их необходимо добавить еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, при выполнении обновления данные обновляются, но только внутри существующих фигур. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию выводятся следующие поля:

Активация по телефону

Должность

Электронная почта

В меню файл последовательно выберите пункты создать , бизнес и .

Из набора элементов в окне фигуры перетащите на страницу фигуру верхнего уровня для вашей организации, например " руководитель ".

Выделите фигуру, а затем введите имя и название фигуры. Например, у вас может быть руководитель с именем Тош Местон, который содержит название президента.

Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите фигуру первого подчиненного пользователя на фигуру руководителя. Это автоматически связывает два элемента в иерархии.

Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот способ лучше всего подходит в том случае, если поля сведений по умолчанию не подходят для вас, и у вас еще нет данных в другой программе.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в столбцах, но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы.

Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот способ лучше всего подходит только в том случае, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже есть в документе, например на листе Microsoft Office Excel или в каталоге Microsoft Exchange Server.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Обновление созданных организационных диаграмм

ЗАНЯТИЕ 4

Тема занятия : Создание организационных схем и диаграмм в Microsoft Office Visio .

Цель занятия: научиться технологии создания и редактирования схем, графиков, изображений с помощью Microsoft Visio 2010, освоить приёмы оформления одномерных фигур.

Краткие теоретические сведения

Microsoft Office Visio помогает создавать имеющие профессиональный вид схемы, служащие пониманию, документированию и анализу сведений, данных, систем и процессов.

Программа Ms Visio позволяет создавать разнообразные стандартные схемы, включая организационные схемы, временные графики, календарное планирование и диаграммы Ганта.

Удобны для использования категории шаблонов: «Бизнес», «Блок-схема», «Сеть», «Расписание» и другие. Предварительный просмотр шаблонов в виде увеличенных эскизов, а также описания каждого шаблона помогают быстро найти наиболее подходящие для создаваемых схем шаблоны.

Рис. 2. Окно выбора шаблона схемы

Возможность Ms Visio «Автосоединение» обеспечивает автоматическое соединение фигур, распределяет их равномерно и точно выравнивает.

Рис. 3. Пример новых фигур схемы рабочего процесса

При наведении указателя мыши на фигуру на странице документа, вокруг фигуры появляются синие стрелочки. Если перетащить другую фигуру на одну из этих соединительных стрелочек, Microsoft Office Visio автоматически соединит две эти фигуры, выберет интервал между ними и выровняет их.

Существует еще более быстрый способ соединить фигуры. Для этого надо выделить фигуру в окне «Фигуры», навести курсор на фигуру на странице документа, а затем щелкнуть синюю соединительную стрелку на той стороне фигуры, где нужно создать соединение. Ms Visio автоматически создаст фигуру, соединит ее, выберет интервал и выровняет. Таким образом, можно соединить целый ряд фигур, например в случае с блок-схемой.

Автоматически можно соединить даже те две фигуры, которые уже находятся на странице документа. Нужно просто щелкнуть синюю соединительную стрелку одной из соединяемых фигур, которая ближе всего находится ко второй фигуре.

Рис. 4. Способы соединения фигур

Чтобы воспользоваться автосоединением, можно расположить указатель над синим треугольником, который находится ближе всего к фигуре, с которой требуется выполнить соединение, а затем щелкнуть его. Соединительная линия, «склеивающая» обе фигуры, появляется автоматически.

Выделите фигуру в окне «Фигуры», а затем просто перетащите строку данных из нового окна «Внешние данные» на страницу документа. Microsoft Office Visio добавит к странице выделенную фигуру и свяжет ее с этими данными.

Использование мастера автоматических связей для связывания фигур на схеме Microsoft Office Visio со строками данных внешнего источника позволит сэкономить время.

Функция «Обновление данных» для автоматического обновления данных в схеме исключит повторное введение данных вручную. Все конфликты легко разрешаются в новой области задач Конфликты обновления . Можно создать расписание, чтобы автоматическое обновление происходило с нужной периодичностью.

Рис. 5. Фрагмент схемы сети, на котором представлен пример данных, связанных с фигурой сервера

Интегрирование данных и схем – первый этап превращения схем в мощный инструмент работы с данными. С помощью программы стало проще представить данные визуально и придать им такой вид, чтобы они помогли донести вашу мысль.

Достаточно щелкнуть в новой области задач Рисунки, связанные с данными тот формат, который представляет данные в схеме наилучшим образом. Для изменяющихся данных можно использовать индикаторы выполнения, для увеличивающихся или уменьшающихся показателей – стрелки, а для оценочных данных – звезды. При этом не требуется ничего делать вручную – Ms Visio выполнит все оформление автоматически.

Кроме того, теперь данные могут управлять цветом и внешним представлением фигур. И это также не требует ручного оформления. Все, что необходимо – это задать условия, при которых применяется то или иное оформление.

Рис. 6. Пример блок-схемы с рисунками, связанными с данными

Ms Visio представляет новый тип схемы – сводную схему. Сводные схемы представляют данные в виде набора фигур, образующих иерархию, что позволяет анализировать и обрабатывать данные в наглядном, простом для восприятия формате. При помощи сводных схем можно изучать деловую информацию в наглядном представлении, анализировать ее, а также создавать различные представления, позволяющие глубже понять имеющиеся данные. При помощи библиотеки фигур, разработанных специально для работы с данными, легче обнаружить ключевые моменты, следить за тенденциями и отмечать аномалии. Можно вставить сводную схему в любую другую схему Ms Visio , что составит дополнительное представление анализируемых данных.

Чтобы создать сводную схему, необходимо выбрать шаблон «Сводная схема». Мастер предоставит пошаговые инструкции по подключению источника данных к схеме, а затем создаст так узел сводной схемы, связанный со всеми данными из источника данных. Узел сводной схемы можно развернуть для отображения различных уровней, соответствующих анализируемым данным.

Рис. 7. Пример сводной схемы, на которой данные были детализированы тремя способами

В программе Project можно создавать отчеты о ресурсах и задачах.

Для списков SharePoint можно создавать отчеты о вопросах и задачах, а также отслеживать рабочие процессы. (Требуется узел SharePoint ).

В программе Microsoft Outlook можно просматривать схемы Microsoft Visio , вложенные в сообщения электронной почты, даже если приложение Microsoft Visio не установлено.

При помощи созданных в Visio схем можно расширить свою аудиторию и общаться с ней эффективнее.

Схемы Microsoft Visio можно передать другим лицам сохранив их в файлах следующих форматов.

Portable Document Format (PDF). PDF представляет собой электронный формат файла с фиксированным макетом, сохраняющим форматирование документов и позволяющим совместное пользование файлом. Формат PDF гарантирует сохранение примененного форматирования при печати файла или просмотре файла в сети, а также затрудняет копирование и изменение данных. Формат PDF также удобен для документов, воспроизводимых с помощью коммерческой печати.

XML Paper Specification (XPS ). XPS является электронным форматом файла, сохраняющим форматирование документов и обеспечивающим совместную работу с файлом. Формат XPS гарантирует сохранение формата, примененного к файлу, при печати файла или просмотре файла в сети; кроме того, данные этого файла нельзя легко скопировать или изменить.

Примечание. Файл из Microsoft Office можно сохранить в виде PDF -файла или XPS -файла только после установки надстройки.

Организационная диаграмма – это схема иерархии отчетности, которая используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми схемами, так и большими и сложными на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например, имя и должность, или подробные сведения, например, отдел и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже добавлять рисунки.

Методические указания для выполнения задания

Задание 1.

Запустить Microsoft Visio из группы программ Microsoft Office .

Запустить и ознакомиться с разделами справочной системы для работы с Microsoft Visio. Открыть интересующий Вас раздел справки и изучить его.

Просмотреть образцы шаблонов схем, доступных для использования. Изучить интерфейс программы.

Добавить панели инструментов Формат текста и Формат фигуры (меню Вид → Панели инструментов ).

Для добавления необходимой фигуры следует выбрать меню Файл → Фигуры → группа фигур (дополнительные фигуры).

Задание 2. Создать организационную диаграмму, представленную на рис. 8.

Рис. 8. Вид организационной диаграммы

Для того чтобы создать организационную диаграмму необходимо в меню Файл выбрать команду Создать , затем – команду Бизнес – Организационная диаграмма .

Для того чтобы задать название организации необходимо в левой части выбрать элемент «Название» и перетащить его на страницу. Затем напечатать название.

Для того чтобы нарисовать элемент необходимо из набора элементов в окне Фигуры перетащить фигуру корневого уровня для организации, например, Директор , на страницу. Затем выделив фигуру, ввести имя и должность для фигуры.

Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом создается автоматическая связь между двумя фигурами в иерархии. Для второго руководителя повторите аналогичную операцию.

Для того чтобы создать фигуры подчиненных необходимо на панели инструментов выбрать элемент «Три фигуры» и перетащить его на фигуру начальника. Затем текст. Лишние фигуры необходимо удалить.

Для завершения создания организационной диаграммы необходимо продолжить перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них должностей.

Задание 3. Установить фон для организационной диаграммы.

Для того чтобы установить фон для организационной диаграммы необходимо в левой части диалогового окна выбрать «Фоновые рисунки» и перетащить на страницу элемент «Сплощной фон».

Затем элемент «карта мира» (например, или любой другой).

Задание 4. Создать рамку для организационной диаграммы.

Для того чтобы создать рамку для организационной диаграммы необходимо в левой части диалогового окна выбрать «Рамки и заголовки» и перетащить на страницу элемент «Рамка заметки...» или «Изысканный блок заголовка». Затем установить размеры рамки и убрать или ввести заголовок (рис. 9.).

Рис. 9. Организационная диаграмма с рамкой

Внимание! Сохраните выполненное задание, в личной папке присвоив ему смысловое имя. Переименуйте Страницу 1 на новое имя – Задание 1.

Задание 5. Создать календарь на неделю по данным таблицы 1.

Для того чтобы создать календарь необходимо создать новую страницу (Вставка → Создать страницу) задать имя Календарь. Выбрать меню Файл → Фигуры → Расписание → Фигуры для календаря», затем из левой части перетащить элемент «День». В появившееся диалоговом окне оставить текущую дату.

Для планирования событий выбрать и перетащить Встреча, ввести время и название, добавить подходящее событию изображение. Выполнить форматирование текста. Изменить заливку Формат → Заливка.

Таблица 1